Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzerklärung für Bewerbungsverfahren
1. Begriffsbestimmungen
In dieser Datenschutzerklärung werden grundsätzlich die offiziellen Begriffe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verwendet. Die offiziellen Definitionen werden in Art. 4 DSGVO bzw. § 26 BDSG erläutert. „Personenbezogene Daten“ sind demnach alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu zählen beispielsweise Ihr bürgerlicher Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum.
2. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
3. Datenschutzbeauftragte*r
Für alle mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und der Wahrnehmung Ihrer Rechte nach der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:
4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 BDSG). Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 BDSG.
Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten ausschließlich die Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Name, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln. Weitere Angaben können Sie freiwillig machen, sie sind jedoch keine Voraussetzung für die Prüfung einer Bewerbung. Ihnen entstehen keine Nachteile, wenn Sie die folgenden Angaben nicht machen. Zu diesen freiwilligen Angaben gehören etwa auch Bewerbungsfotos. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social-Media-Netzwerken (z.B. Xing oder LinkedIn). Eine solche weitergehende Auswertung dient unserem berechtigten Interesse daran, unsere potenziellen künftigen Mitarbeiter*innen schon vor einem Bewerbungsgespräch besser kennenzulernen. Wir werden aber solche Auswertungen erst und nur dann vornehmen, wenn wir bereits eine Vorauswahl aller Bewerbungen getroffen haben. Nur zu solchen Bewerber*innen, die wir nach einer solchen Vorauswahl gern kennenlernen möchten, werden wir weitergehende Informationen, wie oben beschrieben, einholen.
Bitte beachten Sie, dass insbesondere Lebensläufe, Anschreiben oder die von Ihnen zu Zwecken der Vorstellung überlassenen weiteren Daten regelmäßig auch Angaben über „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ i.S.d. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. ein Foto, das die ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über Schwerbehinderteneigenschaft, usw.) enthalten können. Übermitteln Sie uns Angaben dieser Art, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir diese Angaben als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen speichern, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Eine über die Speicherung hinausgehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur, soweit dies in dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich beschrieben wurde. Sofern sich aus gesundheitsbezogenen Angaben, etwa zu einer Schwerbehinderteneigenschaft, für uns besondere gesetzliche Pflichten ergeben, werden wir diese Daten auf der Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO verarbeiten, um diesen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können.
6. Datenquellen
Sofern in dieser Datenschutzrichtlinie nicht anders angegeben, erheben wir Ihre personenbezogenen Daten nur direkt von Ihnen.
7. Empfänger von Daten
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der oben dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.
8. Übermittlung in ein Drittland
Die Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt. Soweit externe Dienstleister mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen, haben wir durch rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen sowie durch regelmäßige Kontrollen sichergestellt, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze einhalten. Außerdem dürfen diese Dienstleister Ihre Daten nur gemäß unserem Auftrag verwenden. Bitte beachten Sie aber, dass die Betreiber von Bewerberportalen, bei denen wir Stellenanzeigen schalten, ihrerseits möglicherweise personenbezogene Daten auch in Drittländern verarbeiten. Bitte prüfen Sie insoweit die Datenschutzhinweise der betreffenden Bewerberportale.
9. Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern/ Bewerberplattformen
Wir arbeiten für die Besetzung von Stellen in unserem Unternehmen auch mit externen Personaldienstleistern zusammen und schalten Inserate auf Bewerberplattformen. Unter Umständen haben wir bestimmte Ihrer personenbezogenen Daten von diesen Dritten erhalten und ausgewertet, bevor wir Sie unsererseits kontaktiert haben. Wir gehen dabei angesichts unserer vertraglichen Vereinbarungen mit den Personaldienstleistern und den Bewerberplattformen davon aus, dass Sie mit diesen jeweils auch Vereinbarungen über die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten an uns als potenziell interessanten bzw. interessierten Arbeitgeber geschlossen haben, oder dass Sie die Übermittlung Ihrer Daten an uns selbst angestoßen haben. Bitte beachten Sie insoweit auch die Datenschutzhinweise der betreffenden Personaldienstleister bzw. Bewerberplattformen. Je nach Ausgestaltung dieser Datenschutzhinweise ist es möglich, dass uns durch die Personaldienstleister bzw. Bewerberplattformen über Ihre Bewerbungsunterlagen hinaus weitere Profil-Informationen mitgeteilt werden. Rechtsgrundlage für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an uns ist unser berechtigtes Interesse an einer möglichst breiten Auswahl qualifizierter Bewerber*innen gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Daten, die wir auf diesem Wege aus anderen Quellen als von Ihnen direkt erhalten, verarbeiten wir in gleicher Weise wie Bewerbungen, die Sie ohne Einschaltung von Personalvermittlern oder Bewerberplattformen direkt an uns senden. Sofern verfügbar, nutzen wir jedoch auch direkte Kommunikationskanäle, z. B. über Bewerberplattformen, um mit Ihnen in Kontakt zu treten. Nach Erhalt Ihrer personenbezogenen Daten verarbeiten wir diese wie im Falle einer direkt an uns gerichteten Bewerbung. Bitte beachten Sie, dass wir Sie nach Eingang einer Bewerbung über einen Personaldienstleister oder eine Bewerberplattform nicht erneut detailliert über die Herkunft Ihrer Bewerbung informieren. Da Sie diese Bewerbung selbst über einen konkreten Personaldienstleister bzw. eine Bewerberplattform initiieren oder jedenfalls vorab mit diesem Personaldienstleister bzw. dieser Bewerberplattform in Kontakt standen, wissen Sie bereits, woher wir Ihre Daten haben; eine nochmalige Information ist daher schon aus rechtlichen Gründen nicht erforderlich, Art. 14 Abs. 5 lit. a DSGVO. Selbstverständlich teilen wir Ihnen auf Anfrage dennoch jederzeit gerne mit, von wem genau wir Ihre personenbezogenen Daten erhalten haben.
10. Bewerbungsmanagement über Personio GmbH
Als allgemeine Plattform zur Abwicklung des Bewerbungsprozesses arbeiten wir mit der Personio GmbH, Rundfunkplatz 4, 80335 München, zusammen. Personio darf Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeiten. Wir haben mit Personio einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen und stellen sicher, dass Ihre Daten in diesem Zusammenhang rechtmäßig verarbeitet werden. Alle uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten personenbezogenen Daten, einschließlich Ihrer Bewerbungsunterlagen, werden im Personio-Portal gespeichert und von uns weiterverarbeitet.
11. Interviews via MS Teams/ Online-Konferenz
Alternativ zum klassischen Vor-Ort-Interview bieten wir das Interview als Online-Meeting mittels Videokonferenz an (nachfolgend „Online-Meeting“). Hierfür nutzen wir das Tool „Microsoft Teams“. „Microsoft Teams“ ist ein Dienst der Microsoft Corporation bzw. für Nutzer mit Sitz in der EU der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Soweit Sie die Website von „Microsoft Teams“ aufrufen oder Anwendungen von „Microsoft Teams“ installieren, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Die Installation der Anwendung ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nicht erforderlich. Wenn Sie die Anwendung „Microsoft Teams“ nicht nutzen möchten oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit ebenfalls über die Website von „Microsoft Teams“ bereitgestellt. Eine Teilnahme an Online-Meetings ist grundsätzlich auch telefonisch möglich; wir bitten Sie jedoch, im Rahmen eines Online-Meetings über die Anwendung „Microsoft Teams“ bzw. über den Browser teilzunehmen und insbesondere Ihre Kamera einzuschalten. Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
Folgende personenbezogenen Daten sind grundsätzlich Gegenstand der Verarbeitung: - Angaben zum Benutzer*in: z.B. Anzeigename („Anzeigename“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache; - Meeting-Metadaten: z.B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Standort - Text-, Audio- und Videodaten; Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden hierfür während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen. Online-Meetings werden nicht aufgezeichnet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings im Rahmen von Bewerbungsgesprächen ist § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG sowie unser berechtigtes Interesse an einem zeit- und ressourcensparenden Bewerbungsmanagement, auch für unsere Bewerber (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist aus technischen Gründen erforderlich. Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit Microsoft vorgesehen ist. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) findet grundsätzlich nicht statt, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können jedoch nicht ausschließen, dass Daten über Internetserver geleitet werden, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann der Fall sein, wenn sich Teilnehmer an Online-Meetings in einem Drittland befinden. Die Daten werden jedoch während des Transports über das Internet verschlüsselt und so vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt.
12. TalentPool
Wenn Sie sich nicht auf eine konkrete Stellenausschreibung bei uns bewerben oder wir für die konkrete Stellenausschreibung eine andere Person auswählen, Ihre Bewerbung aber bei zukünftigen Stellenausschreibungen berücksichtigen möchten, nehmen wir Sie gegebenenfalls in unseren TalentPool auf. Hierfür ist allerdings Ihre ausdrückliche Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a, 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erforderlich. In einem solchen Fall werden wir diese gesondert von Ihnen einholen. Im Übrigen gelten auch in diesen Fällen die allgemeinen Datenschutzhinweise.
13. Empfehlung durch Mitarbeiter*in (Referrals)
Wir ermutigen alle unsere Kolleg*innen, uns geeignete Kandidat*innen für offene Stellen zu empfehlen. Unser Empfehlungsprozess erfordert, dass unsere Kolleg*innen uns Ihre Bewerbungsunterlagen nur dann zur Verfügung stellen, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben. Wir verarbeiten die Daten, die wir über unsere Kolleg*innen erhalten, ausschließlich für die Zwecke des Bewerbungsprozesses, wie in dieser Richtlinie beschrieben.
14. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies über die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Die Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht aufgrund von Rechtsstreitigkeiten eine längere Speicherung erforderlich ist.
15. Ihre Rechte
Als Bewerber*in haben Sie im Einzelfall je nach Situation folgende Datenschutzrechte:
15.2. Berichtigung unrichtiger Daten
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
15.3. Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
15.4. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
15.5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
- Die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten wird für eine Dauer bestritten, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
- Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
- Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger oder
- Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Absatz 3 eingelegt, bis feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen.
15.6. Beschwerderecht
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).
16. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.
17. Rücknahme der Bewerbung
Nach Eingang Ihrer Bewerbung erhalten Sie von uns eine Eingangsbestätigung per E-Mail. So wissen Sie, dass Ihre Bewerbung erfolgreich war. Sollten Sie Ihre Bewerbung dennoch kurzfristig zurückziehen und die Löschung Ihrer Daten wünschen, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an: recruiting@asset-metrix.com.
18. Reisekostenerstattung
Wenn Sie zu einem Personalauswahlgespräch angereist sind, ist es möglich, dass wir Ihnen in Einzelfällen die entstandenen und uns nachgewiesenen Reisekosten erstatten. Zu diesem Zweck verarbeiten wir die erforderlichen zusätzlichen Informationen auf Grundlage von § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, nämlich Ihre Bankverbindung, Informationen über entstandene Reisekostenerstattungsansprüche samt Belegen (Taxi, Tankrechnung, Bahnfahrkarte o. Ä.).
19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern.
Februar 2025
© AssetMetrix GmbH
Die Durchführung des Auswahlverfahrens, der Eingang Ihrer Bewerbung sowie ggf. des daraus resultierenden Beschäftigungsverhältnisses setzt voraus, dass wir einige Ihrer personenbezogenen Daten verarbeiten. Da Datenschutz einen besonders hohen Stellenwert für uns hat, informieren wir Sie nachfolgend darüber, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir auf welche Weise und zu welchem Zweck verarbeiten. Mit diesen Informationen kommen wir unserer datenschutzrechtlichen Informationspflicht Ihnen gegenüber nach.
1. Begriffsbestimmungen
In dieser Datenschutzerklärung werden grundsätzlich die offiziellen Begriffe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verwendet. Die offiziellen Definitionen werden in Art. 4 DSGVO bzw. § 26 BDSG erläutert. „Personenbezogene Daten“ sind demnach alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu zählen beispielsweise Ihr bürgerlicher Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum.
2. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
AssetMetrix GmbH
Theresienhöhe 13, 80339 München (im Folgenden als „wir“ bezeichnet)
ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Theresienhöhe 13, 80339 München (im Folgenden als „wir“ bezeichnet)
ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
3. Datenschutzbeauftragte*r
Für alle mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und der Wahrnehmung Ihrer Rechte nach der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:
Katja Roganec
General Counsel & DPO
T +49 89 5432880322
E Katja.Roganec@asset-metrix.com
Theresienhöhe 13
D-80339 Munich
4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 BDSG). Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 BDSG.
Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten ausschließlich die Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Name, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln. Weitere Angaben können Sie freiwillig machen, sie sind jedoch keine Voraussetzung für die Prüfung einer Bewerbung. Ihnen entstehen keine Nachteile, wenn Sie die folgenden Angaben nicht machen. Zu diesen freiwilligen Angaben gehören etwa auch Bewerbungsfotos. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social-Media-Netzwerken (z.B. Xing oder LinkedIn). Eine solche weitergehende Auswertung dient unserem berechtigten Interesse daran, unsere potenziellen künftigen Mitarbeiter*innen schon vor einem Bewerbungsgespräch besser kennenzulernen. Wir werden aber solche Auswertungen erst und nur dann vornehmen, wenn wir bereits eine Vorauswahl aller Bewerbungen getroffen haben. Nur zu solchen Bewerber*innen, die wir nach einer solchen Vorauswahl gern kennenlernen möchten, werden wir weitergehende Informationen, wie oben beschrieben, einholen.
Bitte beachten Sie, dass insbesondere Lebensläufe, Anschreiben oder die von Ihnen zu Zwecken der Vorstellung überlassenen weiteren Daten regelmäßig auch Angaben über „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ i.S.d. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. ein Foto, das die ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über Schwerbehinderteneigenschaft, usw.) enthalten können. Übermitteln Sie uns Angaben dieser Art, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir diese Angaben als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen speichern, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Eine über die Speicherung hinausgehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur, soweit dies in dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich beschrieben wurde. Sofern sich aus gesundheitsbezogenen Angaben, etwa zu einer Schwerbehinderteneigenschaft, für uns besondere gesetzliche Pflichten ergeben, werden wir diese Daten auf der Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO verarbeiten, um diesen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können.
6. Datenquellen
Sofern in dieser Datenschutzrichtlinie nicht anders angegeben, erheben wir Ihre personenbezogenen Daten nur direkt von Ihnen.
7. Empfänger von Daten
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der oben dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.
8. Übermittlung in ein Drittland
Die Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt. Soweit externe Dienstleister mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen, haben wir durch rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen sowie durch regelmäßige Kontrollen sichergestellt, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze einhalten. Außerdem dürfen diese Dienstleister Ihre Daten nur gemäß unserem Auftrag verwenden. Bitte beachten Sie aber, dass die Betreiber von Bewerberportalen, bei denen wir Stellenanzeigen schalten, ihrerseits möglicherweise personenbezogene Daten auch in Drittländern verarbeiten. Bitte prüfen Sie insoweit die Datenschutzhinweise der betreffenden Bewerberportale.
9. Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern/ Bewerberplattformen
Wir arbeiten für die Besetzung von Stellen in unserem Unternehmen auch mit externen Personaldienstleistern zusammen und schalten Inserate auf Bewerberplattformen. Unter Umständen haben wir bestimmte Ihrer personenbezogenen Daten von diesen Dritten erhalten und ausgewertet, bevor wir Sie unsererseits kontaktiert haben. Wir gehen dabei angesichts unserer vertraglichen Vereinbarungen mit den Personaldienstleistern und den Bewerberplattformen davon aus, dass Sie mit diesen jeweils auch Vereinbarungen über die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten an uns als potenziell interessanten bzw. interessierten Arbeitgeber geschlossen haben, oder dass Sie die Übermittlung Ihrer Daten an uns selbst angestoßen haben. Bitte beachten Sie insoweit auch die Datenschutzhinweise der betreffenden Personaldienstleister bzw. Bewerberplattformen. Je nach Ausgestaltung dieser Datenschutzhinweise ist es möglich, dass uns durch die Personaldienstleister bzw. Bewerberplattformen über Ihre Bewerbungsunterlagen hinaus weitere Profil-Informationen mitgeteilt werden. Rechtsgrundlage für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an uns ist unser berechtigtes Interesse an einer möglichst breiten Auswahl qualifizierter Bewerber*innen gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Daten, die wir auf diesem Wege aus anderen Quellen als von Ihnen direkt erhalten, verarbeiten wir in gleicher Weise wie Bewerbungen, die Sie ohne Einschaltung von Personalvermittlern oder Bewerberplattformen direkt an uns senden. Sofern verfügbar, nutzen wir jedoch auch direkte Kommunikationskanäle, z. B. über Bewerberplattformen, um mit Ihnen in Kontakt zu treten. Nach Erhalt Ihrer personenbezogenen Daten verarbeiten wir diese wie im Falle einer direkt an uns gerichteten Bewerbung. Bitte beachten Sie, dass wir Sie nach Eingang einer Bewerbung über einen Personaldienstleister oder eine Bewerberplattform nicht erneut detailliert über die Herkunft Ihrer Bewerbung informieren. Da Sie diese Bewerbung selbst über einen konkreten Personaldienstleister bzw. eine Bewerberplattform initiieren oder jedenfalls vorab mit diesem Personaldienstleister bzw. dieser Bewerberplattform in Kontakt standen, wissen Sie bereits, woher wir Ihre Daten haben; eine nochmalige Information ist daher schon aus rechtlichen Gründen nicht erforderlich, Art. 14 Abs. 5 lit. a DSGVO. Selbstverständlich teilen wir Ihnen auf Anfrage dennoch jederzeit gerne mit, von wem genau wir Ihre personenbezogenen Daten erhalten haben.
10. Bewerbungsmanagement über Personio GmbH
Als allgemeine Plattform zur Abwicklung des Bewerbungsprozesses arbeiten wir mit der Personio GmbH, Rundfunkplatz 4, 80335 München, zusammen. Personio darf Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeiten. Wir haben mit Personio einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen und stellen sicher, dass Ihre Daten in diesem Zusammenhang rechtmäßig verarbeitet werden. Alle uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten personenbezogenen Daten, einschließlich Ihrer Bewerbungsunterlagen, werden im Personio-Portal gespeichert und von uns weiterverarbeitet.
11. Interviews via MS Teams/ Online-Konferenz
Alternativ zum klassischen Vor-Ort-Interview bieten wir das Interview als Online-Meeting mittels Videokonferenz an (nachfolgend „Online-Meeting“). Hierfür nutzen wir das Tool „Microsoft Teams“. „Microsoft Teams“ ist ein Dienst der Microsoft Corporation bzw. für Nutzer mit Sitz in der EU der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Soweit Sie die Website von „Microsoft Teams“ aufrufen oder Anwendungen von „Microsoft Teams“ installieren, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Die Installation der Anwendung ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nicht erforderlich. Wenn Sie die Anwendung „Microsoft Teams“ nicht nutzen möchten oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit ebenfalls über die Website von „Microsoft Teams“ bereitgestellt. Eine Teilnahme an Online-Meetings ist grundsätzlich auch telefonisch möglich; wir bitten Sie jedoch, im Rahmen eines Online-Meetings über die Anwendung „Microsoft Teams“ bzw. über den Browser teilzunehmen und insbesondere Ihre Kamera einzuschalten. Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
Folgende personenbezogenen Daten sind grundsätzlich Gegenstand der Verarbeitung: - Angaben zum Benutzer*in: z.B. Anzeigename („Anzeigename“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache; - Meeting-Metadaten: z.B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Standort - Text-, Audio- und Videodaten; Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden hierfür während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen. Online-Meetings werden nicht aufgezeichnet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings im Rahmen von Bewerbungsgesprächen ist § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG sowie unser berechtigtes Interesse an einem zeit- und ressourcensparenden Bewerbungsmanagement, auch für unsere Bewerber (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist aus technischen Gründen erforderlich. Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit Microsoft vorgesehen ist. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) findet grundsätzlich nicht statt, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können jedoch nicht ausschließen, dass Daten über Internetserver geleitet werden, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann der Fall sein, wenn sich Teilnehmer an Online-Meetings in einem Drittland befinden. Die Daten werden jedoch während des Transports über das Internet verschlüsselt und so vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt.
12. TalentPool
Wenn Sie sich nicht auf eine konkrete Stellenausschreibung bei uns bewerben oder wir für die konkrete Stellenausschreibung eine andere Person auswählen, Ihre Bewerbung aber bei zukünftigen Stellenausschreibungen berücksichtigen möchten, nehmen wir Sie gegebenenfalls in unseren TalentPool auf. Hierfür ist allerdings Ihre ausdrückliche Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a, 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erforderlich. In einem solchen Fall werden wir diese gesondert von Ihnen einholen. Im Übrigen gelten auch in diesen Fällen die allgemeinen Datenschutzhinweise.
13. Empfehlung durch Mitarbeiter*in (Referrals)
Wir ermutigen alle unsere Kolleg*innen, uns geeignete Kandidat*innen für offene Stellen zu empfehlen. Unser Empfehlungsprozess erfordert, dass unsere Kolleg*innen uns Ihre Bewerbungsunterlagen nur dann zur Verfügung stellen, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben. Wir verarbeiten die Daten, die wir über unsere Kolleg*innen erhalten, ausschließlich für die Zwecke des Bewerbungsprozesses, wie in dieser Richtlinie beschrieben.
14. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies über die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Die Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht aufgrund von Rechtsstreitigkeiten eine längere Speicherung erforderlich ist.
15. Ihre Rechte
Als Bewerber*in haben Sie im Einzelfall je nach Situation folgende Datenschutzrechte:
- 15.1. Auskunft
- Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies beinhaltet Informationen über den Verwendungszweck, die Kategorie der verarbeiteten Daten, deren Empfänger*in und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.
15.2. Berichtigung unrichtiger Daten
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
15.3. Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
15.4. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
- - Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
- - Sie legen gemäß Absatz 3 Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
- - Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
- - Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.
- Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:
- - Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert.
- - Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
15.5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
- Die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten wird für eine Dauer bestritten, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
- Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
- Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger oder
- Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Absatz 3 eingelegt, bis feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen.
15.6. Beschwerderecht
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).
16. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.
17. Rücknahme der Bewerbung
Nach Eingang Ihrer Bewerbung erhalten Sie von uns eine Eingangsbestätigung per E-Mail. So wissen Sie, dass Ihre Bewerbung erfolgreich war. Sollten Sie Ihre Bewerbung dennoch kurzfristig zurückziehen und die Löschung Ihrer Daten wünschen, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an: recruiting@asset-metrix.com.
18. Reisekostenerstattung
Wenn Sie zu einem Personalauswahlgespräch angereist sind, ist es möglich, dass wir Ihnen in Einzelfällen die entstandenen und uns nachgewiesenen Reisekosten erstatten. Zu diesem Zweck verarbeiten wir die erforderlichen zusätzlichen Informationen auf Grundlage von § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, nämlich Ihre Bankverbindung, Informationen über entstandene Reisekostenerstattungsansprüche samt Belegen (Taxi, Tankrechnung, Bahnfahrkarte o. Ä.).
19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern.
Februar 2025
© AssetMetrix GmbH